Prestação de contas

A prestação de contas orquestra o mês financeiro: reúne as despesas, calcula a cota por unidade, congela o resultado e publica para os moradores.

Onde fica: Financeiro → Prestação de Contas.

Permissões

Máquina de estados

Reverter volta ao estado Fechado, e não a um estado novo: daí o mês corrigido seguir o mesmo caminho de sempre — reabrir se precisar mexer em despesa, fechar, publicar.

Despesas fixas e variáveis

Gastos fixos são os recorrentes: salário do zelador, contrato de limpeza, seguro. Você cadastra uma vez e, ao abrir cada mês, os pendentes são replicados automaticamente, sem precisar relançar.

Despesas variáveis são as do mês: conserto, compra pontual, consumo. Aceitam comprovante anexado, e vale sempre anexar. É o que sustenta a prestação de contas quando um morador questiona um lançamento.

A aba abre no mês corrente, como a de Fechamentos. É o mesmo período das duas telas: o que você vê em Despesas é exatamente o que vai compor aquele fechamento.

Competência e caixa: as duas datas da despesa

Toda despesa tem duas datas, e elas respondem perguntas diferentes:

Só canceladas e excluídas ficam de fora da soma.

Situação da despesa

No lançamento você já escolhe entre Pendente e Paga — o caso de quem paga o boleto e só depois registra. Nascendo paga, o sistema pede a data e a conta, e debita o caixa na hora.

Depois disso, as ações ficam na linha da tabela:

• Registrar pagamento — pede data de caixa e conta bancária, e debita a conta.
• Cancelar — tira a despesa da soma do mês. Se ela estava paga, o lançamento no caixa é estornado junto.
• Histórico — quem alterou o quê e quando, derivado do log de auditoria.

O rateio

O método é escolhido no fechamento, no mesmo dialog que mostra a prévia das despesas. São dois:

Rateio igualitário. Total das despesas dividido pelas unidades ativas, arredondado em duas casas. A sobra de centavos fica na última unidade da lista.

Rateio por tamanho (m²). Cada unidade paga proporcional à sua metragem. Exige o campo Tamanho (m²) preenchido em todas as unidades ativas — faltando uma, a prévia acusa quantas são e o botão de fechar fica travado até você cadastrar ou voltar ao igualitário.

"Unidades ativas" são todas com status diferente de Inativa, o que significa que unidade vaga entra no rateio. Fechar sem nenhuma unidade ativa é recusado com "Não há unidades ativas para ratear a taxa".

Com rateio por m², a "taxa por unidade" gravada no fechamento é a média — a cota individual varia, e o dialog mostra a faixa (do menor ao maior valor) antes de confirmar. Pela mesma razão, o card Taxa condominial calculada no painel exibe a faixa em vez de um valor só quando o rateio é proporcional: a média não corresponde a boleto nenhum.

O que congela no fechamento

No momento do fechamento, o sistema grava: total das despesas, número de unidades, método de rateio, cota por unidade e a quebra por categoria.

Congelar a quebra por categoria é deliberado. Antes, ela era recalculada a cada leitura, e o relatório de um mês já publicado mudava sozinho quando alguém editava uma despesa antiga.

Reabrir e refechar substitui a foto anterior, sem somar a ela.

Publicação

Publicar torna o fechamento visível aos moradores e notifica todos. É a etapa que transforma um trabalho interno em prestação de contas de fato.

Só depois disso as cobranças podem ser geradas.

Reverter a publicação

Publicou e percebeu que faltou uma despesa, ou que o valor saiu errado? O ícone de desfazer ao lado do status Publicado, na aba Histórico, tira o mês do ar. O mesmo botão existe no card da aba Fechamentos.

A justificativa é obrigatória (mínimo de 10 caracteres) porque não é um campo de log: é o texto que o morador passa a ler no lugar dos valores.

O que acontece:

• o mês volta para Fechado e ganha o selo Em revisão;
• para o morador, os números somem e ficam a justificativa e o aviso de que a publicação sai em breve — ele não continua conferindo um valor que você já sabe estar errado;
• todos recebem notificação com o motivo;
• a reversão fica registrada em auditoria, com autor, motivo e se já havia cobranças;
• gerar cobranças fica bloqueado enquanto o mês estiver em revisão.

Para voltar ao normal: reabra se precisar corrigir despesa, feche de novo e publique. Ao publicar, o aviso de revisão some sozinho e os moradores são notificados da republicação.

Geração de cobranças

Gera uma cobrança por unidade ativa, no valor da cota. A operação é registrada e não pode ser repetida: a segunda tentativa devolve conflito.

Se o valor saiu errado depois de gerar:

1. Cancele as cobranças geradas

   Em Cobranças. Cancelar preserva o histórico; excluir seria pior para a auditoria.

2. Reverta a publicação

   Com a justificativa do que será corrigido. O morador para de ver o valor errado na hora.

3. Corrija e publique de novo

   Reabra o mês se o erro foi em uma despesa, refaça o fechamento e publique. Depois gere as cobranças novamente.

Casos de borda

Despesa que chegou depois do fechamento. Se o mês já foi publicado, reverta a publicação, reabra, lance e publique de novo. Vale a pena avaliar o tamanho da diferença: para centavos, lançar no mês seguinte incomoda menos o morador do que uma prestação de contas que muda.

Mês sem despesa nenhuma. Fecha normalmente, com cota zero. Serve para manter a série histórica contínua.

Unidade sem m² cadastrado. Só atrapalha o rateio proporcional. O igualitário fecha normalmente.

Perguntas frequentes

O morador vê os comprovantes? Ele vê o fechamento publicado com a quebra por categoria. O anexo de cada despesa é controlado pela visibilidade do módulo de despesas.

Posso publicar sem gerar cobranças? Pode. São etapas separadas justamente para permitir condomínios que cobram por fora.

Publiquei errado. E agora? Reverta a publicação pelo ícone ao lado do status, explique o motivo, corrija e publique de novo. Se as cobranças já saíram, cancele-as antes de gerar as novas.

Marquei a despesa como paga e o valor da taxa não mudou. Está certo? Está. Pagar não altera o fechamento — a despesa já contava desde o lançamento. O que muda é o saldo da conta em Tesouraria.

Preciso pagar todas as despesas antes de fechar o mês? Não. O fechamento é por competência: ele soma o que é do mês, pago ou não. Deixar contas em aberto não atrasa nem distorce a prestação de contas.

Posso mudar o método de rateio de um mês já fechado? Reabra o mês e feche outra vez escolhendo o outro método. Se ele já estava publicado, reverta a publicação primeiro — mudar o critério de divisão sem avisar quem já viu o valor antigo é o tipo de coisa que gera assembleia.